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SPEXBOX SMTP-Connector kann jetzt PDFs. 70% aller Unternehmen setzen auf das Fax

Wir freuen uns, dass das SMTP-Connector-Modul der SPEXBOX bei unseren Partnern auf eine so positive Resonanz stößt.

Aufgrund Ihres Feedbacks ist es ab der Version 3.0.15 möglich, neben einem TIF- auch einen PDF-Anhang an die SPEXBOX via SMTP anzuliefern und als Fax zu versenden.

Außerdem haben wir noch eine interessante Statistik für Sie vorbereitet.

SMTP-Connector & PDFs



Das SMTP-Connector-Modul wurde hauptsächlich auf Wunsch unserer Partner entwickelt, eine softwarebasierte Lösung für Multifunktionsgeräte zum Faxen bereitstellen zu können.

Das hat den Vorteil, dass beispielsweise eine Faxkarte überflüssig wird und noch weitere Funktionen beim Versand (Individuelle CLIP/TSID, Versandbestätigung per E-Mail) zur Verfügung stehen.

Bisher hat das SMTP-Connector-Modul der SPEXBOX Bilder im TIF-Format angenommen und als Fax herausgesendet. Dies ist für die meisten Multifunktionsgeräte auch ausreichend.

Nun sind einige Partner mit der Bitte, auch PDFs via SMTP-Connector anliefern zu können um noch flexibler zu sein und das Modul auch außerhalb von Multifunktionsgeräten einsetzen zu können, auf uns zugekommen.

Diesem Wunsch sind wir nachgekommen, sodass diese Funktion ab der Version 3.0.15 mit lizensiertem SMTP-Modul integriert ist.

Der Mail-Client sendet ein PDF via SMTP zur SPEXBOX, dieses versendet ein Fax

So ist es nun möglich eine E-Mail mit einem PDF Anhang direkt an die SPEXBOX zu senden. Diese wandelt das angelieferte PDF in die gewohnten Formate (TIF, PDF mit Faxqualität) um und versendet das Fax an die gewünschte Faxnummer.

Dabei muss in der Konfiguration des E-Mail-Clients lediglich darauf geachtet werden, dass im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail diese "Fax-Mails" an das SMTP-Konto des SPEXBOX-Servers angeliefert werden müssen.

Das Multifunktionsgerät und oder der Mailclient senden eine Datei zum Mailserver, der entscheidet ob er es zur SPEXBOX weiterleitet oder eine normale E-Mail versendet

Das Anlegen eines eigenen E-Mail-Kontos kann durch die Verwendung eines Mailservers wie Microsoft Exchange und dem Anlegen eines Relays eleganter gelöst werden.

Dadurch könnte zum Beispiel umgesetzt werden, dass sowohl das Multifunktionsgerät eingescannte Dokumente als auch die Mail-Clients der Benutzer den PDF-Anhang an den Exchange anliefern und dieser entscheidet, ob die Nachrichten als E-Mail oder als Fax behandelt werden müssen.

Anleitung:



Die aktuelle technische Anleitung mit einer Erklärung der zusätzlichen Funktionen erhalten Sie in unserer Dokumentation:
  • http://www.spexbox.de/download/dokumentation.html


  • Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage eine erweiterte Testlizenz zur Verwendung des SMTP-Connectors zur Verfügung. Kontaktieren Sie hierfür unseren Vertrieb.

    SPEXBOX 3.0.15

    Neben der Erweiterung des SMTP-Moduls gab es kleinere Bugfixes und Performance-Optimierungen in der aktuellen Version.

    In ganz seltenen Fällen war es möglich, dass bei einem Absturz zu viele Logdateien gespeichert wurden und so einiges an Festplattenspeicher belegt wurde. Dies ist nun behoben.

    Die aktuelle Version der SPEXBOX finden Sie wie gewohnt in unserem Downloadbereich:

    SPEXBOX Server Setup Version 3.0.15

    Fax erfreut sich weiterhin großer Beliebtheit in Unternehmen



    Ein Podest auf dem auf Platz 1 ein Männchen steht das telefoniert, auf Platz 2, eins das Mails versendet und auf Platz drei ein Männchen mit einem Faxgerät in der HandWie das Webportal von t3n berichtet, belegen neueste Zahlen von bitcom, dass das Fax einen sehr hohen Stellenwert in der Unternehmenskommunikation besitzt.

    Das Fax nimmt laut neuesten Umfragen immer noch den dritten Platz nach dem Festnetz-Telefon und der E-Mail in den Unternehmen ein. Dabei liegt es noch vor dem Handy / Smartphone. (Zum Artikel)

    Somit ist die SPEXBOX sowohl im Festnetz-Bereich (Innovative Telefoniekonzepte wie die Sprachvermittlung) als auch beim Faxen für Ihre Kunden jetzt, als auch in der Zukunft, ein Gewinn.

    Neue SPEXBOX Client-Version ermöglicht individuelle CLIP-Übermittlung & E-Mail-Versand

    Im Rahmen der Entwicklung des SMTP-Connector Moduls für die SPEXBOX 3 wurde die Möglichkeit geschaffen, die CLIP individuell anpassbar zu übertragen.

    Außerdem möchten wir Ihnen in diesem Newsletter die E-Mailfunktion im Client vorstellen, die seit der SPEXBOX 3 Veröffentlichung eingebaut ist und mit dieser Version noch einmal verbessert wurde.

    Neue SPEX-CLIENT Version erschienen


    Den aktuellen SPEX-Client mit der Versionsnummer 3.0.9 finden Sie wie gewohnt in unserem Downloadbereich.

    CLIP Übermittlung


    In der neuesten SPEX-Client Version steht in den Einstellungen ein neues Textfeld zur Verfügung, in dem die gewünschte CLIP des jeweiligen Versenders eingetragen werden kann.
    Screenshot der Einstellungen des SPEX-Clients
    Zusätzlich kann der Wert wie gewohnt via Steuerzeichen in Dokumenten oder Softwarelösungen eingebaut werden.

    Dazu dient die Steuerzeichensequenz @@CLIP @@.
    Z.B. @@CLIP 09412303909@@

    Das Steuerzeichen besitzt eine höhere Priorität als die CLIP in den Einstellungen, sodass bei beidseitiger Verfügbarkeit, die CLIP aus dem Steuerzeichen Vorrang erhält.

    Dabei ist zu beachten, dass die CLIP sowohl von der Telefonanlage als auch vom Amt geändert werden können. Darauf kann die SPEXBOX keinen Einfluss nehmen.

    Alle verfügbaren Steuerzeichen des SPEX-Clients finden Sie als PDF-Download in unserer Dokumentationsrubrik. Das PDF wurde durch das Update ebenfalls aktualisiert.

    Für die Verwendung der CLIP-Funktion wird mindestens die SPEXBOX Serverfunktion 3.0.14.17 vom 18. Januar 2017 benötigt.

    E-Mail-Funktion im Client


    Im SPEX-Client befindet sich seit SPEXBOX 3 Release sowohl im Versandfenster als auch im Faxjournal ein E-Mail-Button. Mit diesem können Sie das erstellte Fax im PDF-Formal als E-Mail versenden.

    Dies funktioniert ebenfalls, wenn Sie keine Faxnummer angeben. So können Sie den SPEXBOX-Druckertreiber zusätzlich zum Versand für PDF-Dokumente verwenden.

    Im die Funktion zu nutzen, geben Sie eine E-Mail-Adresse in das dazugehörige Adressfeld ein. Optional kann auch ein Name verwendet werden. Ist kein Name angegeben, wird der SPEX-Client den Teil vor dem @ als Name verwenden.

    Nach dem Klick auf den E-Mail-Button öffnet sich Ihr Standard-Mail-Programm.
    SPEX-Client Versand Dialog und Thunderbird Maske
    Im Faxjournal können Sie mittels einen Klick auf den E-Mail-Button ebenfalls Ihr Standard-Mail-Programm öffnen. Hier wird das Fax als PDF angehängt und die Empfängeradresse bleibt leer.
    Screenshot des SPEX-Client Faxjournals mit markiertem E-Mail-Button

    SPEX-Client Download


    Die aktuellste Version des SPEX-Clients finden Sie in unserem Downloadbereich.
    SPEX-Client Version 3.0.9 Downloaden

    Mit dem SPEXBOX SMTP-Connector kostengünstiger & flexibler Faxe mit Multifunktionsgeräten versenden

    Wir hoffen, Sie sind wie wir gut im neuen Jahr angekommen. Auch 2017 haben wir interessante Neuigkeiten für Sie geplant.

    Den Start macht der SMTP-Connector, der sich durch den modularen Aufbau der Applikation nahtlos in die Modullandschaft der SPEXBOX einfügt.

    Unser neuestes Modul, das wir im Zuge der SPEXBOX 3 Veröffentlichung mitentwickelt haben, möchten wir Ihnen heute vorstellen: Den SPEXBOX SMTP-Connector.

    SPEXBOX SMTP-Connector

    Die meisten Print-Workstations und Multifunktionsgeräte verfügen über die Möglichkeit, eingescannte Dokumente direkt per E-Mail zuzustellen. Diese beliebte Funktion würden viele Endanwender gerne auch zum Faxversand einsetzen. Um dies zu realisieren muss das Multifunktionsgerät normalerweise mit einer meist teuren Faxkarte nachträglich ausgestattet werden.

    Der SMTP-Connector der SPEXBOX ist die softwarebasierte, kostengünstige Alternative zur Faxkarte in Multifunktionsgeräten.

    Technische Realisierung

    Das Multifunktionsgerät leitet das eingescannte Dokument zur SPEXBOX weiter und diese versendet ein Fax

    Sie tragen die SMTP-Daten der SPEXBOX in das Multifunktionsgerät ein und können das Fax anschließend via. einer E-Mail mit dem Format "Faxnummer@fax(.de)" über die SPEXBOX direkt als Fax versenden.

    Die meisten Multifunktionsgeräte können jedoch nur einen SMTP-Server angeben. Das heißt, Sie müssen sich entscheiden, ob das Gerät Faxe oder E-Mails versenden kann. Dies kann mit folgendem Szenario gelöst werden:

    Das Multifunktionsgerät leitet das eingescannte Dokument zu einem Mailserver weiter, dieser entscheidet, ob es zur SPEXBOX weitergeleitet oder als Mail versendet werden soll

    Durch das Dazwischenschalten eines Mailservers wie zum Beispiel den Microsoft Exchange können Sie die eingehenden E-Mails des Multifunktionsgerätes filtern.  Wenn der Exchange alle E-Mails, die mit "@fax(.de)" ankommen an die SPEXBOX sendet und alle anderen E-Mails wie gewohnt versendet können Sie beide Funktionen nutzen und besitzen darüberhinaus noch weitere nützliche Funktionen, die Sie verwenden können:

  • Sie können im Betreff der E-Mail "TSID: XXX" und/oder "CLIP: XXX" (mit ; getrennt kann beides verwendet werden) angeben. So können Sie auch die Absenderkennung des einzelnen Users oder der Abteilung übermitteln.
  • Wenn Sie im BCC-Feld eine E-Mailadresse angeben, wird an diese Adresse der Faxsendebericht zugestellt.  Zusätzliche technische Informationen und Installationshinweise finden Sie in unserer Dokumentation.

  • => Zur Dokumentation

    Ein weiteres Datenblatt für Ihre Unterlagen oder zur Aushändigung für Ihre Kunden können Sie hier herunterladen:
    => Datenblatt SPEXBOX SMTP-Connector

    Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme, wenn Sie eine individuelle Beratung oder ein Angebot benötigen.